Phần mềm quản lý công văn và văn bản - eMOH

Khách hàng: Bộ Y tế, Cục quản lý môi trường (Bộ Y tế), UBND Tỉnh Phú Thọ

Tổng quan

eMOH quản lý toàn bộ quá trình tiếp nhận, phân phối, xử lý văn  bản đến; dự thảo, trình ký, ban hành văn bản của một đơn vị. eMOH cho phép theo dõi được danh sách văn bản đến, văn bản nào đã xử lý xong, văn bản nào đang xử lý – ai xử lý, văn bản nào còn tồn đọng, văn bản nào đang soạn thảo – ai soạn thảo, văn bản nào chờ ký ban hành, … 

Mục đích

       - Khắc phục được tình trạng khó kiểm soát các văn bản hiện đang ở đâu, quá trình giải quyết chúng như thế nào? những ai đang lưu giữ ? khó theo dõi, kiểm soát các văn bản cần xử lý, đang xử lý, đã xử lý, ...

        - Lãnh đạo các cơ quan, doanh nghiệp theo dõi được tình hình hoạt động của cơ quan để có thể chỉ đạo kịp thời, thông suốt công việc của cơ quan

       - Quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản, ban hành văn bản được thực hiện chủ yếu trên mạng máy tính làm giảm thời gian xử lý

        - Việc xử lý, giải quyết công việc bằng hồ sơ công việc trên mạng sẽ được thực hiện nhanh chóng hơn, đơn giản hơn.

        - Việc luân chuyển văn bản trên mạng rút ngắn thời gian gửi/nhận văn bản và thời gian trao đổi thông tin

        - Khắc phục được hiện tượng dư thừa dữ liệu và chồ ng chéo thông tin. Một văn bản đến từ bên ngoài có thể được gửi cùng lúc thành nhiều bản, nằm trong nhiều hồ sơ khác nhau, do nhiều đối tượng lưu trữ gây khó khăn, quá tải cho việc quản lý và lưu trữ; văn bản khi cần chuyển cho nhiều người cần tiến hành sao chép và chuyển giao thủ công gây ra những tốn kém về cơ sở vật chất và lãng phí thời gian, nhân lực.

        - Tại hầu hết các cơ quan và doanh nghiệp, văn bản được lưu giữ và quản lý chủ yếu là "trọn gói" trong từng tập dưới dạng "giấy tờ", các văn bản của một năm thì được sắp xếp theo lĩnh vực và được lưu giữ trong các "tủ tài liệu". Do cách lưu giữ và quản lý thông tin một cách "thủ công" và "tĩnh" như trên, khối lượng văn bản, tài liệu được lưu trữ bằng thủ công rất lớn nên việc sử dụng khai thác các thông tin rất khó thực hiện và mất nhiều thời gian, nhất là trong các việc như tìm kiếm, tra cứu, sao chép, tổng hợp, thống kê số liệu,... eMOH sẽ giúp khắc phục được tình trạng trên.

       - Xây dựng một hệ thống an ninh, an toàn dữ liệu theo đúng định hướng của Bộ Thông tin truyền thông đề ra, đảm bảo hạn chế mức thấp nhất các lỗ hổng bảo mật và nguy cơ cũng như hậu quả phá huỷ dữ liệu do sự vô ý, cố ý của người dùng, của virus hay tin tặc gây ra. Tổ chức tốt các thiết bị dự phòng, lưu trữ dữ liệu để sẵn sàng thay thế, đưa ra sử dụng trong thời gian ngắn nhất.

Các chức năng chính

 1.    eMOH hỗ trợ các quy trình quản lý sau :

-      Quy trình quản lý văn bản đến : bao gồm việc tiếp nhận-phân phối văn bản đến và việc xử lý văn bản đến

-      Quản lý văn bản đi: bao gồm việc soạn thảo văn bản, trình ký văn bản, ban hành văn bản, theo dõi hồi báo

-      Quản lý hồ  sơ công việc: bao gồm việc quản lý các văn bản phát sinh trong quá trình giải quyết công việc ; quản lý các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các ý kiến đề xuất của chuyên viên liên quan đến giải quyết công việc; quản lý quá trình soạn thảo-trình ký văn bản; tạo lập phiếu trình giải quyết công việc; … 

-      Cung cấp thông tin phục vụ quản lý, điều hành: bao gồm việc tra cứu các văn bản, hồ sơ  công việc đang giải quyết hoặc đã giải quyết xong ; thống kê tình hình xử lý, tham mưu soạn thảo văn  bản  để đánh giá chất lượng cán bộ ; in ấn các loại sổ văn bản ; …  

 2.    eMOH có khả năng tương thích (phù hợp) với hầ u hết các quy trình quản lý văn bản, hồ sơ  công việc của các cơ quan cấp Bộ, UBND cấp tỉnh/huyện, các cơ quan cấp sở và các doanh nghiệp.

 3.     eMOH lưu trữ  toàn văn văn bản dưới dạng các file đính kèm với các định dạng như .doc,  .xls, .pdf, .gif, .jpeg, …

 4.     eMOH cho phép hiệu chỉnh trực tiếp nội dung văn bản dự thảo ngay trong quá trình soạn thảo và trình ký văn bản thông qua giao diện của hệ thống. Văn bản dự thảo sau các lần chỉnh sửa đều được lưu vết lại để phục vụ việc kiểm soát, đối chiếu, tham khảo.

 5.     eMOH cho phép gửi nhận văn bản điện tử giữa các đơn vị trực thuộc

 6.     eMOH có giao diện thuần Việt và được thiết kế khoa học, dễ sử dụng.

 7.    eMOH có giao diện thuần Việt (sử dụng bảng mã tiếng Việt Unicode TCVN  6909-2001) và được thiết kế khoa học, dễ sử dụng.

 8.    eMOH được xây dựng theo mô hình ứng dụng dạng Web, nên các máy trạm chỉ cần trình duyệt Internet là có thể truy cập vào eMOH.

 9.     eMOH cho phép gửi thông báo qua SMS và thư điện tử